北航后勤集团经营业务内部控制规范

作者:系统超级管理员  文章来源:本站原创  点击数: 发布时间:2012年09月21日 09:08

第一章 总 则

第一条 为了指导和加强集团各项经营业务的内部控制,规范行为,提高经营管理水平和风险防范能力,促进事业可持续发展,根据国家及学校的有关规定,制定《北航后勤集团经营业务内部控制规范》(以下简称规范)。

第二条 本规范适用于集团各单位。

第三条 本规范所称内部控制,是指为实现经营管理目标、组织内部经营活动而建立的各职能部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节过程中的控制程序、方法和措施。

第四条 集团内部控制目标:

(一)保证集团经营管理合法合规,提高经营效率和效果;

(二)保证资产安全完整,防止舞弊,杜绝腐败,促进廉政建设;

(三)保证集团各项经营管理决策的贯彻执行。

 第五条 集团从事各项经营活动时应遵循以下基本原则:

(一)责权明晰原则。按照内部管理要求设置经营活动管理机构,明确管理职责与权限,将责任与权利落实到责任部门及责任人。

(二)相互协调与制约原则。在确定机构设置、管理职责与权限、业务流程等方面应既协调配合又相互制约、相互监督。

(三)依法合规、按章办事原则。在进行各项经济业务活动时,其过程必须符合国家法律、法规及学校、集团有关规章制度的规定。

(四)重大事宜集体讨论决策原则。凡属经营活动中涉及有关经营项目、方式、款项等符合重大事宜条件的均应集体讨论,并形成会议纪要。

(五)经营活动实施过程公开透明原则。凡属经营活动中经营项目的确定、招投标、监督检查等实施过程均应公开、公平、公正。

(六)重点岗位定期轮换原则。对经营活动中关键环节中的重点岗位应配备具有良好职业道德和业务素质的人员,并实行定期轮换。

第六条 各单位应在遵循上述原则的基础上,同时注重成本与效益,以保证实现预期的目标。 本规范细则暂包括货币资金、采购、库存物资、固定资产、工程项目五个部分,其他经营业务的内部控制规范参照总则的基本原则执行。

 

第二章  货币资金内部控制规范

  • 本规范所称货币资金,是指集团及各单位所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。
  • 建立和实施货币资金内部控制制度中,应对以下关键环节中的关键控制点按要求进行严格控制,采取相应的控制措施以达到:

(一)职责分工、权限范围和审批程序明确,机构设置和人员配备合理;

(二)现金、银行存款的管理符合法律要求,银行账户的开立、审批、核对、清理严格有效,现金盘点和银行对账单的核对按规定执行;

(三)与货币资金有关的票据的购买、保管、使用、销毁等有完整的记录,银行预留印鉴和有关印章的管理严格有效。

  • 建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

货币资金业务的不相容岗位至少包括:

(一)货币资金支付的审批与执行;

(二)货币资金的保管与盘点清查;

(三)货币资金的会计记录与审计监督。

出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

  • 建立货币资金的审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理货币资金支付业务。
  •  加强现金库存限额的管理,超过库存限额的现金应及时存入开户银行。
  • 根据《现金管理暂行条例》的规定,结合集团的实际情况,确定现金开支范围和现金支付限额。不属于现金开支范围或超过现金开支限额的业务应当通过银行办理转账结算。
  • 现金收入应当及时存入银行,不得坐支。
  • 取得的货币资金收入必须及时入账,不得账外设账,严禁收款不入账。
  • 严格按照《支付结算办法》等国家有关规定,加强对银行账户的管理,严格按照规定开立账户,办理存款、取款和结算。银行账户的开立应当符合集团经营管理实际需要,不得随意开立多个账户。
  • 指定专人定期核对银行账户,每月至少核对一次,编制银行存款余额调节表,并指派对账人员以外的其他人员进行审核,确定银行存款账面余额与银行对账单余额是否调节相符。如调节不符,及时查明原因,做出处理。
  • 加强对银行对账单的稽核和管理。出纳人员不得同时从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编制等工作。
  • 采用网上交易方式办理货币资金收支业务,应与承办银行签订网上银行操作协议,明确双方在资金安全方面的责任与义务、交易范围等。操作人员应当根据操作授权和密码进行规范操作。
  • 定期和不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,做出处理。
  •  加强与货币资金相关的票据的管理,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和处理程序,并专设登记簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用。

因填写、开具失误或者其他原因导致作废的法定票据,应按规定予以保存,不得随意处置或销毁。对超过法定保管期限、可以销毁的票据,在履行审核批准手续后进行销毁,但应建立销毁清册并由授权人员监销。

设立专门的账薄对票据的转交进行登记;对收取的重要票据,应留有复印件并妥善保管;不得跳号开具票据,不得随意开具印章齐全的空白支票。

  •  加强银行预留印鉴的管理。财务专用章由专人保管,个人名章由本人或其授权人员保管,不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。

按规定需要由有关负责人签字或盖章的经济业务与事项,必须严格履行签字或盖章手续。

 

第三章 采购内部控制规范

  • 本规范所称采购,是指单位外购原材料、商品以及固定资产并支付价款的行为。外购劳务并支付价款的控制,可以参照本规定的相关规定执行。
  • 各单位在实施采购内部控制过程中,应对以下关键环节中的关键控制点按要求进行严格控制,采取相应的控制措施以达到:

(一) 权责分配和职责分工明确,机构设置和人员配备合理;

(二) 请购依据充分适当,请购事项表述清楚、准确,审批程序、步骤清晰;

(三) 采购与验收的管理流程衔接得当、有关控制措施规范、完善;

(四) 付款方式、程序、审批权限符合有关规定。

  • 建立采购业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购业务的不相容岗位至少包括:

(一)请购与审批;

(二)询价与确定供应商;

(三)采购合同的订立与审核;

(四)采购与验收;

(五)付款的申请、审批与执行。

  • 为提高工作效率,降低成本和费用,堵塞管理漏洞,应尽量采用按经济批量或集中采购的方式。
  • 采购业务应按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理。建立完整的采购登记制度,在各环节建立相关记录、填制相应的凭证。加强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
  • 建立采购申请制度及相应的请购程序,明确相关部门和人员的职责权限。

请购部门提出的任何一项采购需求,都应当明确其采购类别、质量等级、规格、数量、相关标准或要求、以及到货时间等信息。

  • 加强采购业务的预算管理。各单位采购需求应与其工作计划相适应,并保证各项采购需求的必要性和经济性。对于预算内采购项目,请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续;对于超预算和预算外采购项目,请购部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续。
  • 建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目,明确审批权限,由审批人根据其职责、权限以及各单位实际需要对请购申请进行审批。

第三十条 建立并完善各项采购制度及相应配套流程。对采购方式的确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定,确保采购过程的透明、规范。

各单位应建立供应商评价制度,由采购、请购、使用、财会、库管等相关部门共同对供应商进行评价,包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等进行综合评价,根据评价结果对供应商进行选择,并按规定的批准程序确定供应商。

各单位应对紧急、小额零星采购的范围和供应商的选择方式应作出明确规定,并在采购前,经有关部门对采购价格等内容进行审核。

各单位应对单价高、采购数量多、批量大的物资,应当制定严格的比质比价采购制度。

第三十一条 各单位应根据物品性质及其供应情况确定相适应的采购方式。纳入集中采购目录的政府采购项目,应当实行集中采购。分散采购方式主要采用集中采购、招标、竞争性谈判、单一来源采购等。

招标应作为采购的主要方式。

无论采用什么样的采购方式,都应该遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。

第三十二条 各单位应强化采购过程中的实物管理,不断规范和完善验收制度。必须由独立的验收部门或指定专人参照经批准的订单、合同等采购文件对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,确保所购物资与采购需求的完全一致。坚决杜绝以小充大、以次充好、以少充多的现象发生,保证单位的经济利益。

第三十三条 验收过程中,要求供应商、采购人员及保管人员(物资接收人员)同时在场,并需经三方签字确认。

第三十四条 对验收过程中发现的异常情况,负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告;并会同有关部门查明原因,及时处理。

第三十五条 建立退货管理制度,对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定。

 

第四章 库存物资内部控制规范

第三十六条 本规范所称库存物资,是指在日常经营中储存用于使用和加工的原材料或者以备出售的产成品或商品等。

第三十七条 各单位实施库存物资内部控制过程中,应对以下关键环节中的关键控制点按要求进行严格控制,采取相应的控制措施以达到:

(一) 权责分配和职责分工明确,机构设置和人员配备合理;

(二) 库存物资请购依据充分适当,请购事项表述清楚、准确,审批程序、步骤清晰;

(三) 库存物资入库、领用、盘点、处置的控制流程规范、衔接得当。针对库存物资预算、库存物资验收、库存物资保管及重要库存物资的接触条件、内部调剂、盘点和处置的原则及程序等有明确的规定。

第三十八条 建立库存物资管理的岗位责任制,明确内部相关部门和岗位的职责、权限,确保办理库存物资业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

库存物资业务的不相容岗位至少包括:

(一) 库存物资的请购与审批,审批与执行;

(二) 库存物资的采购与验收、付款;

(三) 库存物资的保管与相关会计记录;

(四) 库存物资的申请与审批,申请与会计记录;

(五) 库存物资处置的申请与审批,申请与会计记录。

第三十九条 各单位根据实际情况定期分析库存物资的采购间隔期和库存量,降低库存,加快资金周转。

第四十条 建立严格的出入库批准制度,明确审批人对库存物资业务的批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,审批人不得超越审批权限。

规定经办人办理库存物资业务的职责范围和工作要求。经办人应在其职责范围内,按照审批人的批准意见办理库存物资业务。

第四十一条 各单位应加强对入库物资进行质量检查与验收环节的控制,保证收到的物资完全符合采购要求。

第四十二条  外购物资入库前一般应经过以下验收程序:

(一)检查订货合同、供货企业提供的检验报告、合格证、提货通知单等

原始单据与待验收货物之间是否相符;

(二)对待验收货物进行数量复核和质量检验,必要时可聘请外部专家协助进行;

(三)对验收过程中发现的异常情况,负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告;并会同有关部门查明原因,及时处理。

(四)对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续;

(五)对不经仓储直接投入生产或使用的外购货物,也应当按照正常的程序对其进行检验,并对检验合格直接领用的货物就地办理入、出库手续。

第四十三条  库存物资管理部门对入库的库存物资应当建立库存物资明细账,详细登记库存物资类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容,并定期与财会部门就库存物资品种、数量、金额等进行核对。

入库记录不得随意修改,如确需修改入库记录,应当经批准。

第四十四条  对于已售商品退货的入库,仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续,经批准后,对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货,应分清责任,妥善处理。对于劣质产品,可以选择修复、报废等措施。

第四十五条  库存物资的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目,严格限制其他无关人员接触库存物资,入库库存物资应及时记入收发存登记簿或库存物资卡片,并详细标明存放地点。

第四十六条  加强库存物资的日常保管工作。仓储部门应定期对库存物资进行检查,确保及时发现库存物资损坏、变质等情况,减少损失。

第四十七条  建立严格的库存物资领用和发出制度。明确发出库存物资的流程,落实责任人,及时核对有关票据凭证,确保其与库存物资品名、规格、型号、数量、价格一致。

各单位间或部门间领料,应当据实填写领料单,并按相关规定进行审批。

库存物资的发出需要经过相关部门批准,仓储部门应根据经审批的领料单发出货物,并定期将发货记录同销售、领用部门和财会部门核对。

第四十八条  各单位应定期对库存物资进行盘点。

盘点时,合理安排人员、有序摆放库存物资;盘点后,保持盘点记录的完整,及时处理盘盈、盘亏。对于特殊存货,可以聘请专家采用特定方法进行盘点。

库存物资的盘盈、盘亏应当及时编制盘点表,分析原因,提出处理意见,经相关部门批准后,在期末结账前处理完毕。

第四十九条  仓储部门应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握库存物资的状况。对损坏、变质和长期积压等库存物资,应经相关部门审批后作出相应的处置。

第五十条  库存物资发出的计价方法包括先进先出法、后进先出法、加权平均法或个别计价法。各单位应当结合自身实际情况,确定库存物资计价方法。计价方法一经确定,不得随意变更。

 

第五章 固定资产内部控制规范

第五十一条 本规范所称固定资产,是指使用期限超过一年,单位价值在800元(含800元)以上的机器、机械、设备、工具、器具以及单位价值在200元(含200元)以上的家具等;

第五十二条  各单位实施固定资产内部控制过程中,应对以下关键环节中的关键控制点按要求进行严格控制,采取相应的控制措施以达到:

(一)权责分配和职责分工明确,机构设置和人员配备合理;

(二)固定资产购置理由充分适当,决策和审批程序明确;

(三)固定资产购置、验收、使用、维护、处置和转移等环节的控制流程清晰;

(四)对固定资产的购置预算、验收使用、维护保养、内部调剂、报废处置等有明确的规定。

第五十三条 建立固定资产管理的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

固定资产业务不相容岗位包括:

(一)固定资产预算的编制与审批,审批与执行;

(二)固定资产采购、验收与款项支付;

(三)固定资产处置的申请与审批,审批与执行;

(四)固定资产取得与处置业务的执行与相关会计记录。

第五十四条  固定资产购置要根据工作需要和资金情况编制购置预算,并按规定程序审批。对于预算内固定资产购置项目,应严格按照预算办理相关手续;对于超预算或预算外固定资产购置项目,应由固定资产使用部门提出申请,审批后再办理相关手续。

第五十五条 对购置的固定资产,应根据合同、供应商发货单等对照品种、规格、数量、质量、技术等要求及其他内容进行验收,验收合格后方可投入使用。

对验收合格的固定资产应及时到相关部门办理入库、编号、建卡等手续。

第五十六条 对接受捐赠、非货币性资产交换、外单位无偿划拨转入以及其他方式取得的固定资产也应办理建账手续;对经营租赁、借用、代管的固定资产应设立登记簿记录备查,避免与本单位财产混淆,并应及时归还。

第五十七条  加强固定资产的日常管理,确定具体部门或人员负责固定资产的日常使用与维护管理,保证固定资产的安全与完整。

为保证固定资产的正常运行,提高固定资产的使用效率,单位应建立固定资产维修、保养制度。

固定资产大修应由固定资产使用部门提出申请,按规定程序报批后安排修理。

第五十八条  固定资产应定期进行盘点。根据盘点结果填写固定资产盘点表,并与账簿记录核对,编制固定资产盘盈、盘亏表。

固定资产发生盘盈、盘亏,应由固定资产使用部门和管理部门逐笔查明原因,共同提出盘盈、盘亏处理意见,经批准后及时调整有关账簿记录,使其如实反映固定资产的实际情况。

第五十九条  固定资产处置的范围、标准、程序和审批权限等,按有关规定执行。

对需要报废的固定资产,由固定资产使用部门填制固定资产报废单,经批准后交相关部门处理。

对固定资产的内部调拨,应由原固定资产使用部门填制内部调拨单,明确固定资产调拨时间、调拨地点、编号、名称、规格、型号等,经相关部门审批通过后,方可办理调拨手续。

 

第六章 工程项目内部控制规范

第六十条 本规范所称的工程项目,是指列入学校、集团年度大中修计划和经批准增补列入计划以及自行或者委托施工方建造工程的活动。

第六十一条 在建立和实施工程项目内部控制中,应对以下关键环节中的关键控制点按要求进行严格控制,采取相应的控制措施以达到:

(一)权责分配和职责分工明确,机构设置和人员配备合理;

(二)工程及维修项目的决策依据、程序、审批权限和责任制度明确;

(三)概预算编制的依据、内容、标准和审批程序明确;

(四)价款支付的方式、金额、时间进度和审批程序明确;

(五)竣工决算环节的控制流程严密,竣工验收程序,竣工决算依据、决算审计要求等明确。

第六十二条 建立工程项目的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理工程项目的不相容岗位相互分离、制约和监督。

工程项目不相容岗位一般包括:

(一)项目立项、论证与项目决策;

(二)概预算编制与审核;

(三)项目决策与项目实施;

(四)项目实施与价款支付;

(五)项目实施与项目验收;

(六)竣工决算与竣工决算审计。

第六十三条 建立工程项目审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理工程项目业务。

第六十四条 制定工程项目业务流程,确保工程项目全过程得到有效控制。

第六十五条 各单位组织工程、技术、财会等部门的相关专业人员对项目立项、论证的完整性、客观性进行技术经济分析和评审,出具评审意见。

第六十六条 根据职责分工和审批权限对工程项目进行决策,决策过程应有完整的书面记录。

工程项目发生重要变更的,应重新履行审批程序。

第六十七条 建立工程项目决策及实施的责任制度,明确相关部门及人员的责任,定期或不定期地进行检查。

第六十八条 根据工程项目规模和本单位的承建能力,确定工程项目采用自建还是委托建设方式。对委托建设的工程项目,应严格执行有关招投标的规定。

第六十九条 建立工程项目概预算环节的控制制度,对概预算的编制、审核等作出明确规定,并组织工程、技术、财会等部门的相关专业人员对编制的的概预算进行审核,确保概预算编制科学、合理。

第七十条 建立工程进度价款支付环节的控制措施。对于重大项目,应考虑聘请符合国家资质规定的中介机构,如招标代理、工程监理、财务监理等,以协助各单位进行工程项目的管理。

第七十一条 财务人员对工程合同约定的价款支付方式、有关部门提交的价款支付申请及凭证、审批人的批准意见等进行审查和复核。复核无误后,方可办理价款支付手续。

第七十二条 严格控制项目变更,对于必要的项目变更应经过相关部门或中介机构(如工程监理、财务监理等)的审核。

因工程变更等原因造成价款支付方式及金额发生变动的,提供完整的书面文件和其他相关资料。

第七十三条 建立竣工决算环节的控制制度,对竣工决算、决算审计、竣工验收等作出明确规定,确保竣工决算真实、完整、及时。

第七十四条 依据国家法律法规的规定及时编制竣工决算。组织有关部门及人员对竣工决算进行审核,重点审查决算依据是否完备,相关文件资料是否齐全,决算编制是否正确。

第七十五条 对竣工验收进行审核时,应重点审查验收人员、验收范围、验收依据、验收程序等是否符合国家有关规定。

第七十六条 及时组织工程项目竣工验收,确保工程质量符合设计要求。必要时考虑聘请专业人士或中介机构参与验收。

第七十七条 加强对工程剩余物资的管理,对需处置的剩余物资,明确处置权限和审批程序,并将处置收入及时入账。

第七十八条 验收合格的工程项目,应当及时编制财产清单,办理资产移交手续,并加强对资产的管理

  

第七章 附 则

第七十九条 本规范作为集团内部控制的指导性文件,在具体业务的操作中按照国家、学校和集团的相关法律,规章制度和工作流程执行。

第八十条 本规范由集团财务部和经营管理部负责解释。

第八十一条  本规范自2010年5月1日起实施。

 

主题词:经营业务  内部控制  规范

  北航后勤集团党政办公室         2010年04月30日印发

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